Programări și cozi

Fiecare programare primește, în momentul în care este creată, un număr de lucrare de forma AUT-2026-00123: trei litere din denumirea firmei, anul, apoi un contor care repornește la fiecare 1 ianuarie. Numărul apare în listele de programare (inclusiv în cozile de așteptare și în istoric), pe pagina de detaliu deasupra statusului, și poate fi căutat, astfel încât clientul să vi-l poată dicta la telefon. Cele trei litere se propun automat din denumirea firmei și pot fi schimbate din pagina Companie, însă doar până la prima lucrare numerotată; după aceea rămân fixe, altfel seria firmei s-ar rupe în două.

Programările sunt inima fluxului de service. Mecanicii lucrează la programările zilei; managerii confirmă, de asemenea, cererile noi și se ocupă de tot ce necesită atenție.

Vizualizarea zilei

Deschideți Programări pentru lucrările zilei. O bandă de date se întinde în partea de sus: pe desktop, câte o săptămână (săptămâna anterioară/următoare și un selector de date), pe mobil, o singură zi cu săgeți. Când este selectată o locație, fiecare zi își arată gradul de încărcare, cât de ocupată este, printr-o bară colorată (și puncte în selectorul de date), de la albastru (gol), prin portocaliu, până la roșu (plin) - alese pentru a rămâne lizibile pentru persoanele cu daltonism.

Pagina are două file, Listă și Calendar (Calendarul este Manager+):

• Listă afișează programările zilei selectate în ordine, fiecare ca un card cu clientul, vehiculul, ora solicitată sau programată, statusul și etapa de lucru. Un card semnalează când o programare este întârziată. Apăsați un card pentru a deschide detaliile; fiecare are un buton de chat cu o insignă pentru necitite. Un filtru de status restrânge lista (În așteptare, Așteaptă aprobarea, Confirmate, În desfășurare, Finalizate, Anulate, Respinse, Toate), iar benzile Necesită confirmare / Necesită atenție duc la acele cozi.
• Calendar afișează panoul de ocupare al zilei (vedeți Calendarul programărilor).

Administratorii aleg locația la care este restrânsă pagina, sau Toate locațiile; managerii și mecanicii sunt fixați la a lor. Gradul de încărcare necesită o singură locație, așa că sub Toate locațiile barele sunt ascunse și un indiciu explică cum să le vedeți.

Coada de așteptare Manager+

Cererile noi sosesc ca În așteptare. Deschideți coada În așteptare pentru a le analiza și programa:

1. Apăsați o programare în așteptare.
2. În câmpurile de programare, setați postul de lucru, data și ora de început și de sfârșit. Aplicația previne suprapunerile pe postul de lucru ales și puteți ajusta ora de sfârșit în anumite limite.
3. Trimiteți spre aprobare - programarea devine În așteptarea aprobării clientului, iar clientul este notificat să aprobe ora propusă. Acesta o aprobă (devine Confirmată) sau o refuză cu un motiv opțional (revine la În așteptare ca să propuneți altă oră). Sau Respingeți cererea direct, ceea ce notifică, de asemenea, clientul.

Coada "necesită atenție" Manager+

Coada Necesită atenție adună programările care au depășit ora de început sau de sfârșit, astfel încât nimic să nu fie scăpat din vedere. Deschideți una pentru a acționa.

O programare confirmată la care clientul nu s-a prezentat în 30 de minute de la ora de început este anulată automat ca Anulată (neprezentare): trece în Istoric, iar clientul și personalul locației primesc o notificare în aplicație. Programarea este considerată onorată când clientul face check-in, când se setează o etapă de lucru sau când lucrarea este începută, așa că marcați sosirea atunci când un client vine fără să scaneze codul.

Detaliile programării

Pagina de detalii a unei programări afișează clientul (un rând cu link către fișa sa), vehiculul, statusul, ora programată, postul de lucru, specializarea, notele clientului și note interne pe care echipa le poate edita. Ce puteți face depinde de status:

• În așteptare - programați (deschide câmpurile de programare) sau respingeți. Alegeți un interval deschide panoul zilei cu un bloc provizoriu care se poate trage pentru această programare: trageți corpul pentru a-l muta (sus/jos schimbă ora, lateral schimbă postul de lucru), trageți marginile de sus/jos pentru a-l redimensiona sau apăsați o celulă liberă pentru a-l muta acolo - blocul nu se poate suprapune peste altă programare. Aplicați scrie postul de lucru, data și orele înapoi în formular. Salvați notițele salvează aici doar notele interne; programarea se trimite când apăsați Trimiteți spre aprobare, ceea ce propune ora clientului. Sau Respingeți-o.
• În așteptarea aprobării clientului - ora propusă așteaptă clientul. Puteți Trimite spre aprobare din nou cu o altă oră sau Respinge programarea. Dacă clientul refuză, motivul său apare pe programare și aceasta revine la În așteptare.
• Confirmată - postul de lucru, data și ora de început și de sfârșit sunt completate și editabile. Prelungirea doar a orei de sfârșit se salvează fără a schimba statusul; mutarea postului de lucru sau a orei de început retrimite programarea spre aprobarea clientului (înapoi la În așteptarea aprobării clientului). Aplicația previne suprapunerile, apoi începeți lucrarea.
• În desfășurare - aceleași câmpuri de programare rămân editabile; avansați etapa de lucru și, când terminați, marcați ca finalizată. Dacă lucrarea nu poate fi terminată (clientul renunță, o piesă nu există), un Manager+ poate încheia fără finalizare: se cere un motiv, programarea trece în Anulată și este marcată ca oprită de service, iar clientul este notificat și vede motivul pe programare.

Mecanicii obțin o vizualizare doar pentru citire plus chat; programarea și respingerea sunt Manager+.

Etapele de lucru

Cât timp o programare este în desfășurare, parcurgeți etapele, astfel încât clientul să știe mereu unde se află mașina:

1. În parcare (setată automat la începerea lucrării)
2. În service
3. În așteptarea pieselor
4. Gata de ridicare

Clientul este notificat la fiecare schimbare.

Calendarul programărilor Manager+

Treceți la fila Calendar de pe pagina programărilor (sau deschideți Calendar programări din meniu). Împarte banda de date și locația paginii: banda de date arată gradul de încărcare al fiecărei zile, iar panoul de dedesubt afișează câte o coloană pentru fiecare post de lucru - cu numărul, mecanicul și specializarea sa - și fiecare programare ca bloc. Apăsați un bloc pentru a deschide programarea. Sub Toate locațiile, alegeți mai întâi o locație pentru a vedea panoul.

Înregistrarea sosirii

Deschideți Înregistrare sosire din meniu sau din acțiunile rapide de pe ecranul principal și apăsați Scanați codul: clientul vă arată codul de sosire al programării sale (din aplicația lui), iar dvs. îl scanați. Aplicația afișează detaliile programării scanate - client, vehicul, ora programată și ce este de făcut - ca să verificați că este programarea corectă, apoi apăsați Confirmați sosirea. Programarea este marcată ca sosită, o programare confirmată trece în etapa În parcare, iar personalul locației primește o notificare "Clientul a sosit la service". Ora sosirii determină și ultima vizită din fișa clientului.

Dacă un client nu are codul la îndemână, orice angajat poate înregistra sosirea mașinii manual cu butonul Marcați ca sosit - se află pe pagina de detalii a programării și ca acțiune rapidă pe fiecare card din vizualizarea zilei, și face același lucru ca scanarea.

În locație Manager+

Deschideți În locație din meniu sau din acțiunile rapide de pe ecranul principal pentru o prezentare în timp real a fiecărui vehicul aflat fizic la o locație în acest moment. O mașină apare după ce și-a înregistrat sosirea (personalul a scanat codul programării, sau a marcat-o ca sosită) sau după ce personalul i-a setat o etapă de lucru, și rămâne până când programarea este marcată ca finalizată. Alegeți o locație în partea de sus (se deschide pe locația dvs. de bază); un manager care acoperă o singură locație nu vede selectorul.

Fiecare mașină este un card care afișează numărul de înmatriculare și statusul (Confirmată sau În desfășurare). Cardurile sunt grupate în secțiuni în ordinea fluxului: În parcare, În service, În așteptarea pieselor, Gata de ridicare. O mașină fără etapă de lucru încă apare la "În parcare", sau la "În service" odată ce lucrarea este în desfășurare. Caseta de căutare filtrează cardurile după numărul de înmatriculare. Apăsați un card pentru a deschide programarea vehiculului. Panoul se actualizează în timp real pe măsură ce mașinile sosesc, trec dintr-o etapă în alta sau sunt marcate ca finalizate.

Istoric

Programările încheiate (Finalizate, Anulate, Respinse, Expirate) trec în Istoric, disponibil tuturor pentru referință. Istoricul este doar pentru citire.

O cerere la care nu a răspuns nimeni nu rămâne la nesfârșit în coadă: dacă trec mai mult de opt ore de la ora solicitată, iar programarea este încă În așteptare sau În așteptarea aprobării clientului, ea devine Expirată și trece în Istoric. Starea este diferită de Anulată, care înseamnă că cineva a renunțat, și apare atât în istoricul dumneavoastră, cât și în cel al clientului. Nu se trimite nicio avertizare înainte: la un interval atât de scurt ar ajunge oricum prea târziu ca să mai poată fi de folos.

Datele mașinii

Pe detaliile unei programări sau tractări vedeți marca, modelul, anul și numărul de înmatriculare, iar dacă proprietarul a completat seria de șasiu (VIN), o vedeți și pe aceasta, sub numele mașinii. VIN-ul identifică varianta exactă de motor și cutie, deci este ce vă trebuie ca să știți dacă puteți prelua o lucrare. Rândul apare doar când clientul a introdus VIN-ul; câmpul este opțional, așa că multe mașini nu îl au.

Aceleași date apar și în conversațiile fără programare: când clientul alege o mașină, aplicația scrie datele ei în conversație, ca să rămână scrise acolo chiar dacă mai târziu întreabă despre altă mașină.

Evaluările clienților

După ce o programare este Finalizată (sau o tractare livrată), clientul poate evalua locația cu 1-5 stele și un comentariu opțional, timp de 30 de zile de la ultima lui vizită acolo.

Fiecare client are o singură recenzie pentru fiecare locație: dacă revine, își rescrie recenzia în loc să adauge una nouă, iar dacă schimbă nota sau textul, răspunsul dumneavoastră se șterge, ca să puteți răspunde la ce scrie acum. Recenzia apare doar pentru citire pe detaliile programării sau tractării, chiar dacă a fost scrisă după o vizită anterioară.

Pagina Evaluări din meniu listează toate recenziile din zona dumneavoastră, cu numele clientului, data ultimei modificări și un link către lucrarea după care a fost actualizată ultima dată. Este singurul indiciu la ce se referă o recenzie care poate acoperi mai multe vizite, deci nu este neapărat lucrarea despre care vorbește textul. Recenziile alimentează scorul public al locației în aplicația clienților; doar operatorul platformei poate elimina recenziile abuzive, iar o recenzie eliminată blochează locul clientului, care nu o poate înlocui.

Evaluarea clientului

Când marcați o programare ca Finalizată (sau o tractare ca livrată), aplicația vă întreabă o singură dată cum a fost clientul: 1-5 stele, dacă a întârziat, nu a plătit sau a fost nepoliticos și, opțional, o recenzie. Apăsați Omiteți dacă nu aveți nimic de adăugat; nu veți mai fi întrebat. Dacă vă răzgândiți, pagina de detalii a unei lucrări finalizate are butonul Evaluați clientul (sau Modificați evaluarea clientului după ce l-ați evaluat).

Managerii și administratorii văd ce raportează despre un client toate service-urile de pe CarMaster: pe o programare sau o cerere de tractare, sub numele clientului, și complet în fișa clientului. Sunt afișate media, de câte ori a fost semnalat că a întârziat, nu a plătit sau a fost nepoliticos, câte programări a ratat (anulate automat pentru neprezentare) și recenziile scrise. Recenziile altor service-uri sunt anonime: vedeți doar dacă o recenzie vine de la service-ul dumneavoastră sau de la alt service. Mecanicii pot evalua, dar nu văd scorurile.

Clientul nu vede niciodată aceste evaluări în aplicație. Le poate vedea însă în exportul datelor sale și se poate opune unei evaluări prin intermediul platformei, care o poate elimina. Evaluările se șterg după 3 ani.

Clienți Manager+

Lista Clienți afișează fiecare client care a făcut o programare la compania dvs., cu datele de contact, numărul de programări și ultima vizită. Deschideți fișa unui client (butonul de vizualizare de pe rândul său) pentru a vedea istoricul complet al programărilor , fiecare programare are link către detalii și către conversația sa. Puteți, de asemenea, invita un client să facă o programare - alegeți SMS sau email, iar aplicația îi trimite un mesaj cu un link și un cod QR pentru locația dvs. Dacă adresa de email sau numărul de telefon nu poate primi mesajul, veți vedea o eroare și nu se trimite nimic - corectați și încercați din nou. Dacă o invitație prin email este acceptată, dar ulterior este respinsă (căsuța nu există), primiți o notificare ca să știți că nu a ajuns.

Pe pagina unui client puteți gestiona și memento-urile acestuia: alegeți unul dintre vehiculele sale, un tip (ITP, RCA, rovinietă sau personalizat), o dată scadentă și locația dvs., iar clientul este notificat înainte de dată cu un link către locația dvs. Puteți seta un memento și direct din pagina de detalii a unei programări, cu Setați memento.

Clienți fără programare Manager+

Pentru cineva care ajunge la service fără să aibă aplicația, deschideți Client fără programare din meniu. Într-un singur ecran înregistrați clientul (nume și număr de telefon), mașina lui și lucrarea. Marca și modelul se aleg din catalog, la fel ca în aplicația clientului; dacă mașina nu se află în listă, folosiți comutatorul Vehiculul nu este în listă și scrieți-le de mână. Numărul de telefon este obligatoriu: prin el îl anunțați despre lucrare și tot cu el își preia ulterior fișa, dacă își face cont. Lucrarea pornește direct confirmată, fiindcă mașina este deja la dumneavoastră.

Până atunci fișa este provizorie: clientul primește SMS-uri despre lucrare, dar nu are cont, deci nu are notificări în aplicație și nu se poate deschide o conversație cu el. Toate acestea încep să funcționeze singure în momentul în care își face cont și își confirmă numărul. Dacă aceeași persoană revine, folosiți din nou același număr de telefon și se refolosește fișa existentă, nu se creează una nouă.

Cât timp fișa este provizorie, clientul nu poate cere el însuși ștergerea datelor, neavând cont. Ștergerea o face service-ul: deschideți fișa clientului și apăsați butonul roșu din antet Manager+. Numele, telefonul și adresa de email se șterg definitiv, mașinile lui se elimină din listă, iar lucrările rămân în istoricul dumneavoastră, fără date personale. După ce clientul își face cont, butonul dispare: de atunci ștergerea o cere el, din propriul cont.